Cómo hacer una factura siendo autónomo

Una factura de autónomo tiene que incluir número y serie, fecha, tus datos y los del cliente (nombre, NIF y domicilio), la descripción de lo que vendes, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA y el total. Si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, además aplicas una retención de IRPF del 15 % (o del 7 % los primeros años). Estos requisitos están en el artículo 6 del Reglamento de facturación.

Los datos obligatorios de una factura

Si la operación está exenta de IVA (por ejemplo, algunos servicios sanitarios o educativos), la factura tiene que decirlo y citar el artículo de la Ley del IVA que lo justifica. Si es una operación con inversión del sujeto pasivo (el IVA lo declara el cliente), también hay que indicarlo. Lo explicamos en facturas sin IVA.

Cómo se calculan el IVA y la retención

El IVA se suma a la base imponible y la retención se resta. Así se ve en una factura de un profesional a una empresa:

El IVA (210 €) no es tuyo: lo ingresarás a Hacienda en el modelo 303 del trimestre. La retención (150 €) la ingresa tu cliente en tu nombre, y la descontarás de tu IRPF. Lo explicamos en impuestos de un autónomo.

¿Cuándo tengo que aplicar retención?

• Sí, si eres profesional (tu epígrafe del IAE está en la sección 2: diseñadores, consultores, abogados, arquitectos…) y facturas a una empresa o a otro autónomo.
• No, si facturas a un particular.
• No, en general, si eres empresario (sección 1: comercios, talleres, hostelería…), salvo algunas actividades concretas.

El tipo general es el 15 %. Si empiezas tu actividad profesional, puedes aplicar el 7 % el año de inicio y los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido una actividad profesional el año anterior. Tienes que comunicárselo a tu cliente por escrito. Todos los casos, en retención de IRPF en las facturas.

Factura completa o factura simplificada (ticket)

La factura simplificada (el antiguo ticket) lleva menos datos: no necesita los del cliente ni desglosar el IVA por línea. Se puede usar cuando:

• El importe no supera los 400 €, IVA incluido, o
• El importe no supera los 3.000 €, IVA incluido, en ventas al por menor, hostelería y restauración, peluquerías, transporte de personas, servicios a domicilio y otras actividades que enumera el Reglamento.

Si tu cliente es una empresa o un autónomo y quiere deducirse el IVA, pedirá que la factura incluya su NIF y su domicilio y la cuota de IVA desglosada. Las diferencias con la rectificativa, la recapitulativa o la proforma, en tipos de factura.

Numeración y series

• La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie: no puedes saltarte números ni reutilizarlos.
• Puedes usar varias series cuando haya motivos: una por año, una por establecimiento o una por tipo de operación.
• Las facturas rectificativas van siempre en una serie propia, por ejemplo R-2026-001.

Cuándo emitir la factura

En general, en el momento de la venta o del servicio. Si tu cliente es una empresa o un autónomo, tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente a la operación.

Cómo corregir una factura: la rectificativa

Una factura emitida no se borra ni se modifica. Si tiene un error, si el cliente devuelve parte del pedido o si aplicas un descuento después, emites una factura rectificativa que:

• Va en su serie específica.
• Indica que es rectificativa y a qué factura corrige (número y fecha).
• Recoge la corrección: la diferencia, o la factura completa con los datos correctos.

Puedes rectificar una factura mientras no hayan pasado cuatro años desde su fecha. Con VeriFactu, además, el programa de facturación registra cada rectificación y no permite eliminar facturas. Ejemplos y efectos en el IVA en factura rectificativa.

Casos especiales en una factura

Algunas situaciones cambian lo que tiene que llevar la factura:

• Pagaste algo en nombre del cliente (una tasa, un arancel): va como suplido, sin IVA ni retención.
• Tu cliente es una tienda que vende al por menor: puede que tengas que añadir el recargo de equivalencia.
• La operación está exenta o el IVA lo declara el cliente: es una factura sin IVA, con la mención que corresponda.
• El cliente es de otro país: el IVA depende de si es empresa o particular y de dónde está. Ver facturar a clientes de otros países.
• El cliente no paga: ver facturas impagadas.

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Guarda las facturas emitidas y recibidas al menos cuatro años, que es el plazo en que Hacienda puede revisar tus impuestos. El Código de Comercio exige conservar la documentación del negocio seis años, así que lo más prudente es guardarlas seis. Pueden guardarse en formato electrónico.

La factura electrónica entre empresas

La Ley Crea y Crece obliga a que las facturas entre empresas y autónomos sean electrónicas, en un formato estructurado y con información sobre su estado de pago. La desarrollan el Real Decreto 238/2026 y la Orden HAC/1028/2026, que entró en vigor el 6 de octubre de 2026 y puso en marcha el calendario:

Los autónomos personas físicas que facturan hasta 8 millones tienen doce meses más para informar del estado de pago de sus facturas; hasta entonces es voluntario.

No hay que confundirla con VeriFactu: VeriFactu regula cómo registra las facturas tu programa; la factura electrónica regula cómo se envían a tu cliente.

Errores frecuentes

• Facturar sin el NIF o el domicilio del cliente cuando es una empresa.
• Saltarse números o reiniciar la numeración a mitad de año sin cambiar de serie.
• Olvidar la retención al facturar a una empresa siendo profesional.
• Modificar una factura ya enviada en lugar de emitir una rectificativa.
• Emitir facturas proforma pensando que valen como factura: una proforma es solo un presupuesto y no tiene validez fiscal.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer facturas en Word o Excel?

Hoy sí, siempre que incluyan todos los datos obligatorios. Cuando VeriFactu sea obligatorio, los programas que uses para facturar tendrán que cumplir sus requisitos de registro. Si facturas con un procesador de texto o una hoja de cálculo, consulta las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria sobre tu caso. Con un programa preparado para VeriFactu no tendrás esa duda.

¿Tengo que hacer factura a un particular?

Sí, en muchos casos, aunque puede ser una factura simplificada si cumples los límites. Y si el particular te pide factura completa, tienes que dársela.

¿Qué pasa si emito una factura sin IVA por error?

Tienes que emitir una factura rectificativa que añada el IVA. Si no, el IVA que debiste repercutir lo pagarás igualmente tú en tu modelo 303.