Tipos de factura: cuál usar en cada caso
Completa, simplificada, rectificativa, recapitulativa, electrónica… Qué es cada una, cuándo se usa y qué documentos no son facturas aunque lo parezcan.
En esta guía · 10 apartados
En España hay seis tipos de factura reconocidos por el Reglamento de facturación: la completa (la ordinaria), la simplificada (el antiguo ticket), la rectificativa, la recapitulativa, la electrónica y la que emite el propio cliente (facturación por el destinatario). Además existen los duplicados. La factura proforma, el presupuesto y el albarán no son facturas, aunque se parezcan.
Resumen: qué tipo usar
| Tipo | Qué es | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Completa u ordinaria | La factura con todos los datos del emisor y del cliente | Por defecto, y siempre que el cliente sea una empresa o un autónomo |
| Simplificada | Una factura con menos datos | Ventas de hasta 400 € (o 3.000 € en comercio minorista, hostelería y otros sectores) |
| Rectificativa | Corrige una factura ya emitida | Errores, devoluciones, descuentos posteriores o impagos |
| Recapitulativa | Agrupa varias operaciones del mismo mes con un cliente | Clientes habituales con muchas operaciones pequeñas |
| Electrónica | Cualquiera de las anteriores en formato electrónico | Cada vez más habitual; será obligatoria entre empresas |
| Por el destinatario | La emite el cliente en tu nombre | Solo con acuerdo previo por escrito |
Factura completa u ordinaria
Es la factura de siempre y la que tiene todos los datos obligatorios: número y serie, fecha, nombre, NIF y domicilio de las dos partes, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA y total. Es la que necesita tu cliente para deducirse el IVA y justificar el gasto. Cómo se hace, paso a paso, en cómo hacer una factura.
Factura simplificada (el antiguo ticket)
Lleva menos datos: no hace falta identificar al cliente y basta con indicar el tipo de IVA y el total, con la expresión "IVA incluido" si quieres. Se puede usar cuando:
- El importe no supera 400 €, IVA incluido.
- El importe no supera 3.000 €, IVA incluido, en ventas al por menor, hostelería y restauración, peluquerías, transporte de personas, servicios a domicilio y otras actividades que enumera el Reglamento.
- Se trata de una rectificativa de otra factura simplificada.
Si en un mismo año emites facturas completas y simplificadas, cada tipo tiene que ir en su propia serie.
Factura rectificativa
Sirve para corregir una factura ya emitida: un dato mal puesto, un IVA mal calculado, una devolución, un descuento posterior o un impago. Va en una serie propia y debe identificar la factura que corrige. Tiene su guía: factura rectificativa.
Factura recapitulativa
Permite agrupar en una sola factura varias operaciones hechas con el mismo cliente en distintas fechas, siempre que sean del mismo mes natural. Es útil, por ejemplo, para un proveedor que hace entregas cada semana al mismo restaurante.
- Se emite como tarde el último día del mes.
- Si el cliente es una empresa o un autónomo, puedes emitirla hasta antes del día 16 del mes siguiente.
- No puede agrupar operaciones de meses distintos, ni de un trimestre entero.
Factura electrónica
Es una factura expedida y recibida en formato electrónico. Tiene la misma validez que una en papel si se garantiza su autenticidad, integridad y legibilidad, por ejemplo con firma electrónica o con un sistema de intercambio acordado. Un PDF enviado por correo es una factura electrónica si el cliente lo acepta.
La Ley Crea y Crece hará obligatoria la factura electrónica estructurada entre empresas y autónomos: desde el 6 de octubre de 2027 para quien factura más de 8 millones de euros al año, y desde el 6 de octubre de 2028 para todos los demás. El calendario está en cómo hacer una factura; VeriFactu es una obligación distinta.
Facturación por el destinatario (autofactura)
Es la factura que emite tu cliente en tu nombre: por ejemplo, una cooperativa que liquida a sus socios o una plataforma que factura por sus colaboradores. Solo es válida si:
- Hay un acuerdo previo por escrito entre las dos partes.
- Aceptas cada factura que se emite en tu nombre.
- Va en una serie distinta para cada emisor y lleva la mención "facturación por el destinatario".
Duplicados y copias
Solo existe un original de cada factura. El emisor guarda una copia. Un duplicado solo se puede expedir en dos casos:
- Cuando una misma operación tiene varios destinatarios, indicando en cada ejemplar su parte de base y de IVA.
- Cuando el original se ha perdido.
Cada duplicado lleva la palabra "duplicado" y tiene la misma validez que el original.
Lo que no es una factura
| Documento | Qué es | ¿Tiene validez fiscal? |
|---|---|---|
| Factura proforma | Una propuesta con el aspecto de una factura, para que el cliente la revise o pida financiación | No. No se anota en los libros ni da derecho a deducir |
| Presupuesto | La oferta de precio antes de hacer el trabajo | No |
| Albarán | El documento que acompaña la entrega de mercancía | No, aunque sirve para preparar la factura después |
| Recibo o justificante de pago | Prueba de que se ha pagado | No sustituye a la factura |
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir una factura simplificada a una empresa?
Sí, si el importe está dentro de los límites. Pero si la empresa te pide sus datos y la cuota de IVA desglosada para deducirse el IVA, tienes que incluirlos.
¿La factura proforma se numera?
Puedes numerarla para tu control, pero no en la serie de tus facturas. Si el cliente acepta, emites después una factura normal con su número correlativo.
¿Cuál es la diferencia entre copia y duplicado?
La copia la conserva quien emite la factura. El duplicado es un segundo original para el cliente, y solo se admite si hay varios destinatarios o si se ha perdido el original.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación
- Ley 37/1992, del IVA
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas
Información general, contrastada con la normativa vigente en la fecha de actualización. Cada caso tiene matices: si tienes dudas sobre el tuyo, consulta con tu gestoría o asesor.
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