Qué es un suplido y cómo se incluye en una factura

Un suplido es un pago que haces en nombre y por cuenta de tu cliente, por encargo suyo, y que después le repercutes en la factura por el importe exacto. Como no es un ingreso tuyo, no forma parte de la base imponible: no lleva IVA ni retención de IRPF. Lo típico son tasas, impuestos o aranceles que pagas por tu cliente, como hace una gestoría con las tasas de un trámite.

Los requisitos de un suplido

La Ley del IVA (artículo 78) dice que no se incluyen en la base imponible "las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente en virtud de mandato expreso del mismo". De ahí salen tres requisitos:

1. En nombre y por cuenta del cliente. El justificante del pago (la tasa, el recibo, la factura del tercero) tiene que estar a nombre de tu cliente, no al tuyo.
2. Por encargo expreso del cliente. Tu cliente te ha pedido o autorizado que hagas ese pago. Conviene tenerlo por escrito: en el presupuesto, en la hoja de encargo o en un correo.
3. Por el importe exacto. Repercutes lo que pagaste, céntimo a céntimo, y tienes que poder justificarlo con el documento del pago. Sin margen ni recargo.

Además, como el gasto no es tuyo, no puedes deducirte el IVA que pudiera llevar ese pago. Si la factura del tercero está a nombre de tu cliente, será él quien se lo deduzca.

Ejemplos de suplidos habituales

Cómo se pone un suplido en la factura

El suplido se escribe aparte, después del cálculo del IVA y de la retención, y se suma al total. Indica el concepto y, si puedes, el número del justificante.

Si te equivocas e incluyes el suplido dentro de la base, estarás cobrando IVA sobre un importe que no es tuyo, y tu cliente pagará de más.

Provisión de fondos: cobrar el suplido por adelantado

Muchos profesionales piden al cliente una provisión de fondos antes de hacer los pagos por él. Esa cantidad tampoco es un ingreso: es dinero del cliente que tú administras. Al terminar el encargo, en la factura descuentas lo que ya te adelantó.

Los profesionales en estimación directa tienen que llevar un libro registro de provisiones de fondos y suplidos, además de los de ingresos, gastos y bienes de inversión. Ver contabilidad del autónomo.

Suplidos en tus impuestos

• IVA: no se declara, porque no forma parte de la base imponible.
• IRPF: no es un ingreso ni un gasto tuyo. Lo que cobras por el suplido compensa lo que pagaste.
• Libros: se anota en el libro de provisiones de fondos y suplidos (si eres profesional), no en el de ingresos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar un recargo por tramitar un suplido?

Puedes cobrar por tu gestión, pero como honorarios, en la base imponible y con IVA. El suplido se repercute siempre por el importe exacto pagado.

Pagué una tasa por el cliente, pero el justificante salió a mi nombre. ¿Es suplido?

No, porque no se pagó en nombre del cliente. En ese caso el gasto es tuyo, y al repercutirlo al cliente forma parte de tu servicio, con IVA.

¿Los suplidos tienen que ir en una factura?

Sí, se incluyen en la factura del servicio, en una línea aparte. Así queda constancia de lo que pagaste por el cliente y de lo que te tiene que devolver.