Contabilidad del autónomo: qué libros tienes que llevar
La mayoría de los autónomos no necesitan una contabilidad como la de una empresa, sino unos libros registro. Cuáles, qué datos llevan y cómo tenerlos al día sin esfuerzo.
En esta guía · 7 apartados
La mayoría de los autónomos no tienen que llevar una contabilidad completa como la de una empresa. Si estás en estimación directa simplificada, o eres profesional, basta con llevar unos libros registro: ingresos, gastos y bienes de inversión para el IRPF, y facturas expedidas y recibidas para el IVA. Solo los empresarios en estimación directa normal tienen que llevar contabilidad según el Código de Comercio.
Qué tienes que llevar según tu régimen
| Tu situación | Qué tienes que llevar |
|---|---|
| Empresario en estimación directa simplificada | Libros registro: ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión |
| Profesional en estimación directa (simplificada o normal) | Libros registro: ingresos, gastos, bienes de inversión, y provisiones de fondos y suplidos |
| Empresario en estimación directa normal | Contabilidad completa según el Código de Comercio (Plan General Contable) |
| Estimación objetiva (módulos) | Guardar las facturas emitidas y recibidas, numeradas y por trimestres. Libro de bienes de inversión si amortizas, y libro de ventas en algunas actividades |
A estos libros del IRPF se suman los libros de IVA, que son los mismos para casi todos.
Los libros registro del IRPF
Libro de ingresos (o de ventas e ingresos)
Recoge todas tus facturas emitidas y otros ingresos de la actividad: fecha, número de factura, cliente y su NIF, concepto, base imponible, IVA, retención y total.
Libro de gastos (o de compras y gastos)
Recoge tus facturas recibidas y demás gastos: fecha, número de factura, proveedor y su NIF, concepto, base, IVA deducible, retención (si la practicas) y total. Conviene anotar cada gasto en su categoría. Ver tipos de gastos de un autónomo.
Libro de bienes de inversión
Recoge los bienes que amortizas: descripción, fecha de compra y de puesta en funcionamiento, valor, coeficiente de amortización, amortización de cada año y valor pendiente. Ver amortización para autónomos.
Libro de provisiones de fondos y suplidos (solo profesionales)
Recoge el dinero que recibes de tus clientes para hacer pagos en su nombre y los pagos que haces con él. Ver qué es un suplido.
Los libros registro del IVA
| Libro | Qué se anota |
|---|---|
| Facturas expedidas | Todas tus facturas emitidas, incluidas las rectificativas, por orden |
| Facturas recibidas | Todas las facturas de tus compras y gastos que lleven IVA, también las de importaciones e intracomunitarias |
| Bienes de inversión | Los bienes de más de 3.005,06 € cuyo IVA te has deducido |
| Determinadas operaciones intracomunitarias | Envíos y recepciones de bienes con otros países de la UE en ciertos casos (por ejemplo, para reparaciones o ensayos) |
Si estás en recargo de equivalencia, no tienes que llevar libros de IVA por la actividad de comercio. Ver recargo de equivalencia.
Cómo se llevan
- En formato electrónico o en papel. Lo habitual es un programa o una hoja de cálculo, siempre que tenga los datos obligatorios.
- Al día y por orden. Cada factura se anota en su periodo. Antes de presentar el 303 y el 130, los libros del trimestre tienen que estar completos, porque de ellos salen las cifras.
- Sin legalizarlos. Los libros registro fiscales de un autónomo en estimación directa simplificada no se legalizan en el Registro Mercantil. Sí lo necesita la contabilidad completa del Código de Comercio.
Cuánto tiempo guardarlos
- Cuatro años, como mínimo, que es el plazo en que Hacienda puede revisar tus impuestos. Si tienes pérdidas o bases negativas que compensar en años posteriores, guarda la documentación mientras puedas usarlas.
- Seis años si eres empresario, porque lo exige el Código de Comercio para la documentación del negocio.
Junto a los libros, guarda las facturas y los justificantes que respaldan cada anotación.
Más allá de la obligación: tu contabilidad de gestión
Los libros registro cumplen con Hacienda, pero también te dicen cosas útiles sobre tu negocio si los miras con regularidad:
- Cuánto ganas de verdad: ingresos menos gastos, trimestre a trimestre.
- Cuánto tienes que apartar: el IVA que has cobrado y lo que te tocará adelantar de IRPF. Ver impuestos de un autónomo.
- Quién te debe: las facturas emitidas que aún no has cobrado. Ver facturas impagadas.
- En qué gastas: qué categorías de gasto crecen.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que presentar los libros a Hacienda?
No se presentan de forma periódica, pero tienes que tenerlos disponibles y entregarlos si Hacienda te los pide en una comprobación. Los autónomos en el Suministro Inmediato de Información (SII) los envían de forma electrónica, pero es un sistema para empresas grandes o voluntario.
¿Me sirve una hoja de cálculo?
Sí, si tiene todos los datos obligatorios y la mantienes al día. El problema suele ser el tiempo y los errores al copiar datos de las facturas. Un programa que genera los libros desde tus facturas evita ese trabajo doble.
¿Lo lleva mi gestoría?
Puede llevarlo ella con las facturas que le envíes, pero la obligación es tuya. Revisa que tus libros estén completos antes de cada trimestre.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF
- Real Decreto 1624/1992, Reglamento del IVA
- Sede electrónica de la Agencia Tributaria
Información general, contrastada con la normativa vigente en la fecha de actualización. Cada caso tiene matices: si tienes dudas sobre el tuyo, consulta con tu gestoría o asesor.
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