Tipos de gastos de un autónomo: cómo clasificarlos
No todos los gastos se tratan igual: unos se deducen de golpe, otros a lo largo de años y otros nunca. Las clasificaciones que importan para tus números y tus impuestos.
En esta guía · 7 apartados
Los gastos de un autónomo se pueden clasificar de varias formas, y cada una sirve para algo distinto. Para gestionar el negocio interesa separar fijos y variables. Para los impuestos importa si un gasto es corriente o una inversión (que se amortiza), si lleva IVA y si es deducible. Y en el libro de gastos y la declaración de la Renta, cada gasto se anota en su categoría: compras, alquileres, suministros, servicios profesionales, etc.
Fijos y variables: para gestionar tu negocio
| Tipo | Qué son | Ejemplos |
|---|---|---|
| Fijos | Los pagas tanto si facturas como si no | Cuota de autónomos, alquiler del local, software, gestoría, seguros, internet |
| Variables | Suben y bajan con tu actividad | Mercancía, materias primas, envíos, comisiones de venta, subcontratas |
Saber cuánto suman tus gastos fijos al mes te dice cuánto tienes que facturar, como mínimo, para no perder dinero. Es el primer número que conviene tener claro al empezar.
Corrientes e inversiones: para el IRPF
- Gastos corrientes: se consumen en el año (material de oficina, suministros, publicidad, gestoría). Se deducen enteros en el periodo al que corresponden.
- Inversiones (bienes de inversión): bienes que vas a usar varios años, como un ordenador, una furgoneta, maquinaria o mobiliario. No se deducen de golpe: se amortizan, es decir, se reparte su coste entre los años de uso, según la tabla oficial. Si un bien nuevo cuesta 300 € o menos, puedes deducirlo entero el año de compra.
Cómo se calcula, con ejemplos, en amortización para autónomos.
Con IVA, sin IVA y con retención: para el IVA
| Tipo de gasto | Ejemplos | Qué haces |
|---|---|---|
| Con IVA deducible | Material, equipos, software, publicidad, gestoría, suministros del local | Te deduces el IVA en el 303, si tienes factura completa a tu nombre |
| Exentos de IVA | Seguros, comisiones bancarias, alquiler de vivienda | No llevan IVA, pero son gasto deducible en el IRPF |
| Sin IVA por naturaleza | Cuota de autónomos, nóminas, tasas e impuestos | Solo cuentan en el IRPF (salvo los impuestos que no son deducibles) |
| Con retención | Facturas de profesionales a tu nombre, alquiler de un local | Tienes que retener e ingresar la retención con el 111 o el 115 |
Deducibles y no deducibles: para pagar menos impuestos
- Deducibles: relacionados con la actividad, justificados con factura y registrados.
- Parcialmente deducibles: los que usas también para lo personal, como los suministros de casa si trabajas en ella, o el IVA del coche.
- No deducibles: multas y recargos, el propio IRPF, gastos personales, donativos o gastos sin factura.
La lista detallada, con los límites de dietas, suministros y seguro médico, está en gastos deducibles del autónomo.
Las categorías del libro de gastos
Cada gasto se anota en tu libro registro de gastos con un concepto, y en la declaración de la Renta se agrupan en categorías como estas:
| Categoría | Qué incluye |
|---|---|
| Compras y consumos de explotación | Mercancía para vender, materias primas, material que se consume en el trabajo |
| Sueldos y salarios | Las nóminas de tus empleados |
| Seguridad Social | La de tus empleados a cargo de la empresa y tu propia cuota de autónomo |
| Arrendamientos y cánones | Alquiler del local, de maquinaria, licencias de uso |
| Reparaciones y conservación | Mantenimiento de equipos, del local, del vehículo afecto |
| Servicios de profesionales independientes | Gestoría, abogados, diseñadores, notarios |
| Otros servicios exteriores | Suministros, teléfono, internet, publicidad, seguros, transportes, comisiones bancarias, software por suscripción |
| Tributos deducibles | IBI del local, impuesto de vehículos afectos, tasas municipales de la actividad |
| Gastos financieros | Intereses de préstamos para el negocio |
| Amortizaciones | La parte del año de tus bienes de inversión |
| Gastos de difícil justificación | El 5 % automático en estimación directa simplificada (máximo 2.000 €) |
Gastos de personal
Si tienes empleados, sus nóminas y la Seguridad Social a cargo de la empresa son gasto deducible. Además, cuando les pagas tienes que retener IRPF y declararlo en el modelo 111. Tu propia cuota de autónomo también es gasto, pero va en su línea: no es un sueldo.
Preguntas frecuentes
¿Un ordenador de 800 € es gasto o inversión?
Es una inversión: se amortiza en varios años. Solo los bienes nuevos de hasta 300 € se pueden deducir enteros el año de compra.
¿Las suscripciones de software son gasto corriente?
Sí. Una suscripción mensual o anual es un servicio que consumes en el periodo, y se deduce entera. Si compras una licencia perpetua cara, en cambio, es una inversión que se amortiza.
¿Los gastos de antes de darme de alta cuentan?
Pueden contar si son necesarios para empezar la actividad, están a tu nombre y los tienes justificados. Consúltalo con tu gestoría.
Fuentes oficiales
- Ley 35/2006, del IRPF
- Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF
- Ley 37/1992, del IVA
- Orden de 27 de marzo de 1998, tabla de amortización simplificada
Información general, contrastada con la normativa vigente en la fecha de actualización. Cada caso tiene matices: si tienes dudas sobre el tuyo, consulta con tu gestoría o asesor.
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