Gastos deducibles del autónomo: qué puedes deducir y cómo

Un autónomo puede deducir los gastos que estén relacionados con su actividad, justificados con factura a su nombre y registrados en su libro de gastos. Cada gasto deducible reduce el beneficio sobre el que pagas IRPF y, si lleva IVA, también el IVA que ingresas cada trimestre. Hay reglas especiales para los suministros de casa, las comidas, el coche y el seguro médico.

Las tres condiciones de un gasto deducible

1. Afectado a la actividad. El gasto tiene que estar relacionado con tu negocio y servir para generar ingresos. Un portátil para trabajar, sí; unas vacaciones, no.
2. Justificado. Necesitas una factura completa a tu nombre, con tu NIF. Un ticket sin tus datos es una prueba débil ante Hacienda y no sirve para deducir el IVA.
3. Registrado. El gasto tiene que estar anotado en tu libro registro de gastos y en el trimestre que corresponde a su factura.

Los gastos más habituales

Si quieres ver primero cómo se clasifican los gastos (fijos y variables, corrientes e inversiones, con y sin IVA), empieza por tipos de gastos de un autónomo.

Trabajar desde casa: suministros, alquiler e hipoteca

Si trabajas desde tu vivienda habitual y lo declaraste en el modelo 036, puedes deducir parte de sus gastos.

• Alquiler, IBI, comunidad, seguro del hogar o intereses de la hipoteca: en proporción a los metros cuadrados que dedicas a la actividad.
• Suministros (luz, agua, gas, teléfono, internet): el 30 % de esa proporción, salvo que puedas probar un porcentaje distinto.

Comidas y desplazamientos (dietas)

Puedes deducir tus propias comidas de trabajo si se cumplen todas estas condiciones:

• Se producen en el desarrollo de la actividad, por ejemplo durante un desplazamiento para ver a un cliente.
• Son en un restaurante o establecimiento de hostelería.
• Las pagas con tarjeta u otro medio electrónico, nunca en efectivo.
• Tienes la factura.
• No superan estos importes diarios:

Si pasas la noche fuera, el alojamiento se deduce por su importe justificado. Los billetes de transporte, peajes y aparcamientos de un viaje de trabajo también son deducibles con su justificante.

El coche

Es el gasto que más dudas genera, porque las reglas del IRPF y del IVA son distintas:

• En el IRPF, el vehículo y sus gastos solo se deducen si su uso es exclusivo para la actividad. Si también lo usas para lo personal, en general no se admite. Hay excepciones, como los vehículos de transporte de mercancías o de viajeros y los de representantes o agentes comerciales.
• En el IVA, Hacienda presume un uso profesional del 50 %, así que puedes deducir la mitad del IVA de la compra, el combustible o las reparaciones. Para deducir más tendrás que probar un uso mayor.

El seguro médico

Las primas de tu seguro de salud privado son deducibles en tu cuenta de resultados, con un límite de 500 € al año por persona: por ti, por tu cónyuge y por tus hijos menores de 25 años que vivan contigo. Si alguno tiene discapacidad, el límite para esa persona es de 1.500 €.

Gastos de difícil justificación

Si estás en estimación directa simplificada, Hacienda te deja restar automáticamente un 5 % de tu rendimiento neto, con un máximo de 2.000 € al año, por los pequeños gastos que no puedes justificar. No tienes que hacer nada: se calcula en tu declaración de la Renta.

Lo que no es deducible

• Multas, sanciones y recargos de Hacienda o de la Seguridad Social.
• El propio IRPF que pagas.
• Gastos personales o familiares, aunque los pagues con la cuenta del negocio.
• Comidas sin desplazamiento ni relación con la actividad, o pagadas en efectivo.
• Donativos, que no son un gasto de la actividad (tienen su propia deducción en la Renta). Los regalos a clientes, en cambio, sí son deducibles dentro de un límite: en general, hasta el 1 % de tu facturación del año.
• Gastos sin factura o con facturas a nombre de otra persona.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducirme un ordenador o un móvil?

Sí, si lo usas para tu actividad. En el IRPF, si también lo usas para lo personal de forma habitual, no se considera afecto a la actividad y no se admite; solo se acepta un uso personal accesorio y notoriamente irrelevante. En el IVA puedes deducirte la parte del uso profesional. Además, los equipos de más de 300 € se amortizan: el gasto se reparte en varios años. Ver amortización para autónomos.

¿Se puede deducir la ropa?

Solo la ropa de trabajo específica (uniformes, equipos de protección, vestuario de escena). La ropa de calle no, aunque la uses para trabajar.

¿Qué pasa con los gastos de antes de darme de alta?

Los gastos necesarios para iniciar la actividad que tengas justo antes del alta pueden ser deducibles si están relacionados con ella y tienes las facturas. Consulta tu caso con tu gestoría.